Prässi on kasviharrastajille tarkoitettu Excel-pohjainen sovellus kasvinäytetietojen tallennukseen ja näyte-etikettien tekoon.

• Etikettien teko käy vaivattomasti painiketta napsauttamalla. Etikettipohjana käytetään Word-tekstinkäsittelyohjelmalla tehtyä mallia, jota voi helposti muokata mieleisekseen.
• Tietoja voi lajitella, suodattaa ja kopioida kuten tavallisessa Excel-taulukossa.
• Taulukon tiedot voi tulostaa tekstitiedostoksi.
• Prässi tarkastaa paikkatietojen oikeellisuuden, taksoninimien kirjoitusasun ja tietojen oikean formaatin, mikä mahdollistaa tietojen siirron suoraan kasvimuseon kasvihavaintotietokantaan. Jos toimitat museolle antamiesi kasvinäytteiden ohessa Prässillä tehdyn Excel-taulukon, näytteidesi tiedot liitetään tietokantaan. (Tietokantaan liitetään ainoastaan museon omissa kokoelmissa olevien näytteiden tietoja, ei yksityisherbaarioiden näytetietoja.)
• Toimiakseen Prässi vaatii Microsoft Office Excel ja Word ohjelmat (versio 2000 tai uudempi).

Lataa Prässi zip-pakattuna tiedostona (n. 0,8 Mt).

Asennusohjeet alempana.

Paketti sisältää seuraavat tiedostot:

Prässi.xls
Esimerkkejä.xls
Prässiohjeet 2.0.chm
TarkastusMuseot 1.0.xla
Etikettimalli 2009.doc
Asennusohje.txt

Excel 2007:ssä huomioitavaa

• Prässin työkalupalkki ei tule automaattisesti näkyviin, vaan se löytyy Valintanauhan (Ribbon) välilehdeltä Apuohjelmat (Add-Ins)
• Aiemmilla Excel-versioilla tehtyjä tiedostoja Excel 2007:ään siirrettäessä voi tulla Yhteensopivuuden tarkistamisen (Compatibility Checker) ilmoitus 'Vähäinen laadun menetys' (Minor loss of fidelity), jonka lopussa lukee 'Sijainti: Määritetyt nimet' (Location: Defined Names). Tästä ilmoituksesta ei tarvi piitata, poista ruksi 'Tarkista yhteensopivuus tämän työkirjan tallentamisen yhteydessä' (Check compatibility when saving this workbook) -kohdasta ja klikkaa Jatka (Continue) -painiketta.

Muutokset versiossa Prässi H. 2.0

(versionumero näkyy työkalupalkissa)

• Uuden koordinaattijärjestelmän vuoksi RUUTU-sarake on poistettu ja lisätty sarakkeet YKJ ja ETRS-TM35FIN. YKJ-koordinaatteja (= KKJ yhtenäiskoordinaatisto) voi edelleen käyttää. Olennaista on, että niitä ei sekoiteta uusiin ETRS-TM35FIN-koordinaatteihin. Siksi eri järjestelmien koordinaatit kirjoitetaan eri sarakkeisiin ja niissä käytetään aina kaistanumeroa itäkoordinaatin alussa, jolloin pohjois- ja itäkoordinaatissa on yhtä monta numeroa. YKJ:n kaistanumero on 3 ja ETRS-TM35FIN:n 8. Lisätietoja Prässiohjeissa.
• ID-sarake on poistettu, koska ilmeisesti turha. Sarakkeen voi tarvittaessa lisätä itse.
• Etiketteihin voi tulostaa auktorit Retkeilykasvion lajeihin.
• Etiketteihin voi antaa haluamansa nimet YKJ- ja ETRS-TM35FIN-koordinaateille, jos ei ole tyytyväinen oletusarvoihin. Grid27°-nimestä on luovuttu, koska se voi tarkoittaa kumpaa tahansa koordinaattijärjestelmää eikä siis ole yksiselitteinen. Etikettejä tehdessä täytyy käyttää uutta etikettimallia.
• Prässiohjeisiin on lisätty tietoa uusista koordinaateista, uudet etikettiohjeet, Excel 2007 ym.
• Tarkastuslistaan on päivitetty uudet kuntamuutokset. Vanhalla versiolla tehdyt tiedostot eivät valitettavasti toimi uuden tarkastuslistan kanssa eikä uusi versio toimi vanhan tarkastuslistan kanssa. Voit asentaa uuden tarkastuslistan ja ottaa uuden pohjan käyttöön sekä samalla jatkaa vanhojen tiedostojesi käyttöä vanhan tarkastuslistan kanssa - tästä rinnakkaiskäytöstä ei aiheudu ongelmia. Vanhat tallennukset voi myös helposti siirtää uuteen pohjaan ohjeissa kerrotulla tavalla.

Prässin asennus

• Lataa Prässi omalle tietokoneellesi
• Pura tiedosto esim. WinZip- tai 7-zip-ohjelmalla. Windows XP osaa purkaa tiedoston itse: klikkaa tiedostoa hiiren oikealla napilla, valitse "Extract all" ja seuraa ohjeita.

Asenna sovellus seuraavien ohjeiden mukaan. Tämän jälkeen saat helposti käyttöösi uuden tyhjän näytetietojen tallennuspohjan aina tarvittaessa.

• Avaa tiedosto Prässi. (Jos saat ilmoituksen makroista, lue ohje sivun lopusta.)
• Excel 2000–2003: Valitse Tiedosto (File) -valikosta kohta Tallenna nimellä (Save As). 
• Excel 2007: Klikkaa Office-painiketta ja valitse Tallenna nimellä (Save As).
• Kirjoita tallennuspohjalle haluamasi nimi Tiedoston nimi (File name) -ruutuun.
• Excel 2000–2003: Valitse Tallennusmuoto (Save as type) -luettelossa tiedostotyypiksi Malli (*.xlt) (Template).
• Excel 2007: Valitse Tallennusmuoto (Save as type) -luettelossa tiedostotyypiksi Excel 97- 2003 -malli (Excel 97-2003 Template).
• Klikkaa Tallenna (Save).
• Sulje tiedosto.

Asenna seuraavaksi tarkastuslistat sisältävä lisäosa TarkastusMuseot 1.0. (Älä avaa tiedostoa!)

• Kopioi tiedosto TarkastusMuseot 1.0 (valitse tiedosto ja näppäile Ctrl+C tai napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse kohta Kopioi (Copy)).
• Excel 2000–2003: Valitse Excelin Työkalut (Tools) -valikosta kohta Apuohjelmat... (Add-Ins...). (Jos Apuohjelmat... kohtaa ei voi valita, avaa uusi tyhjä työkirja: paina Ctrl-näppäin pohjaan ja näppäile N-kirjain.).
• Excel 2007: Klikkaa Office-painiketta → Excelin asetukset (Excel options) → Apuohjelmat (Add-Ins) → valitse Hallinta (Manage) -ruudusta Excel-apuohjelmat (Excel Add-Ins) ja klikkaa Siirry (Go...).

HUOM! Jos olet jo aiemmin asentanut tarkastuslistan ja asennat nyt sen uutta versiota, poista ennen seuraavaa vaihetta ruksi apuohjelmalistan (Add-Ins available) kohdasta 'TarkastusMuseot 1.0' ja klikkaa ok. Toista sitten kohta 2.

• Klikkaa painiketta Selaa... (Browse...).
• Liitä tiedosto esille tulevaan kansioon (klikkaa hiirellä tyhjää kohtaa tiedostoikkunassa ja näppäile Ctrl+V) ja klikkaa OK.
• Katso onko listan kohta 'TarkastusMuseot 1.0' ruksattu. Jos ei ole lisää ruksi.
• Klikkaa OK.
• Sulje Excel.

Prässiohjeet-tiedosto sisältää sovelluksen käyttöohjeet. Sovellus kysyy ohjetiedoston sijainnin ensimmäisellä käyttökerralla, joten siirrä se valmiiksi haluamaasi kansioon.

Jos ohjeet eivät avaudu, toimi seuraavasti:

• Napsauta Prässiohjeet-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet (Properties).
• Valitse Salli (Unblock).
• Avaa tiedosto kaksoisnapsauttamalla sitä.

Uusi tyhjä tallennuspohja luodaan seuraavasti:

• Excel 2000–2003: Valitse Tiedosto (File) -valikosta Uusi... (New...).
• Excel 2007: Klikkaa Office-painiketta ja valitse Uusi (New).
• Excel 2000: Mene suoraan kohtaan 3. Excel 2002/2003: Valitse oikealle avautuvasta valikosta otsikon Uusi mallista (New from template) alta kohta Yleiset mallit (General Templates). 
• Excel 2007: Valitse Mallit (Templates) -listasta Omat mallit... (My Templates…).

Avautuvassa ikkunassa näkyvät kaikki käytössäsi olevat mallit. Klikkaa tallennuspohjan kuvaketta.

Makroilmoitukset

Excel 2000–2003: Avatessasi työkirjan voit saada ilmoituksen, jossa kerrotaan tiedoston sisältävän makroja ja kysytään annatko luvan käyttää niitä. Valitse kohta Ota makrot käyttöön (Enable Macros). Jos makrojen ilmoitetaan olevan pois käytöstä, on sinun muutettava suojaustasoa seuraavasti: Valitse Työkalut (Tools) -valikosta kohta Makro (Macro) ja edelleen Suojaus (Security) ja valitse suojaustasoksi Normaali (Medium). Työkirja täytyy sulkea ja avata uudelleen suojaustason muutoksen jälkeen.

Excel 2007: Ilmoitus makrojen poistamisesta näkyy sanomapalkissa taulukon yläpuolella. Samassa palkissa on Asetukset... (Options) -painike, jota klikkaamalla voit ottaa makrot käyttöön.